Anomalias: o que está por trás dessa simples ferramenta?

Paulo F. Machado
Henrique Z. Marques
Ana Flávia de Morais

No dia a dia da fazenda, por mais que tenhamos um planejamento, podemos nos deparar com imprevistos que alteram ou interrompem o fluxo do trabalho. Chamamos essas “pedras no caminho” de anomalias e devemos combatê-las antes que prejudiquem o resultado esperado daquele trabalho.

Porém, apesar da definição “pedra no caminho”, uma anomalia não deve ser vista como um indicativo de retrocesso ou fracasso. Muito pelo contrário, anomalias são pequenas joias que nos mostram que algo fora do padrão aconteceu, uma oportunidade para tomar alguma atitude e resolver a situação.  Para que seja possível enxergar uma anomalia desta forma, devemos adotar uma posição “anticulpa” diante dos problemas encontrados.

Quando temos um problema, é comum procurarmos “quem” o causou e não “o quê”. Mas a causa está no sistema, nos processos, nos meios, e não nas pessoas. Melhorando o sistema, e trabalhando as causas dos problemas como fatos, estimulamos cada vez mais os envolvidos com o trabalho a encontrarem essas anomalias e se esforçarem na resolução delas. Se, de outro modo, focarmos em procurar um culpado, a tendência é que as pessoas escondam os problemas, pois têm medo da punição. Assim, ao invés solucionar diversos pequenos problemas com a ajuda da equipe, o gestor passa a maior parte do tempo “apagando incêndios”, lidando com situações urgentes que poderiam ter sido evitadas antes. Não há engajamento e melhoria diária dos processos.

Devemos então assumir que:

1.       As pessoas estão fazendo o melhor que podem;

2.       O problema está no sistema e não nas pessoas;

3.       Devemos trabalhar unidos para encontrar a causa e resolvê-lo.

Desta forma, adotar uma posição “anticulpa” não significa aceitar o que está acontecendo, mas entender que precisamos trabalhar juntos na solução do problema e não encontrar um culpado.

Para conseguir trabalhar o fato ocorrido, ao identificarmos uma anomalia seguimos os passos:

- Entender qual foi a anomalia;

- Anotar o fato ocorrido de forma impessoal;

- Anotar a ação imediata tomada.

 A ação imediata nem sempre soluciona o problema. Se isso não acontecer, a anomalia volta a aparecer, tornando-se recorrente. Isso significa que não trabalhamos sua verdadeira causa e que precisamos estudar melhor o problema para encontrá-la. Desta forma, uma anomalia sempre deve ser seguida de uma ação, tomada para entender e solucionar aquele problema.

Se registrarmos anomalias sem agir sobre elas, a situação não mudará. As pessoas vão parar de anotar, pois torna-se algo mecânico e sem sentido. E quanto mais rápido conseguirmos resolvê-las, impedindo que se tornem recorrentes, melhor. As pessoas devem trabalhar na melhoria dia a dia, não apenas em grandes melhorias pontuais.

Vimos que há muito mais por trás dessa ferramenta do que o simples fato de “anotar um problema”. Adotar a anotação de anomalias sem entender esses conceitos não trará resultados melhores para o negócio. Devemos trabalhar os fatos ocorridos e não procurar um culpado. Desta forma a fazenda trabalha unida, pois criamos um exército de pessoas focadas em identificar e resolver problemas, melhorando todos os dias.

Ana Flávia Morais